「時間就是金錢」
筆者從事相對時間「彈性自由」的理財策劃行業,已經接近15個年頭。看似沒有上司的約束,其實更需要自律管理時間,才能享受生活之餘,同時完成工作及對客戶的承諾。因此,過去一直師從不同的高手,學習管理時間的方法,在此筆錄精華實用之3個部份,亦希望幫到有緣人。如果連幾個星期的時間都plan唔好,又如何plan自己的人生呢?
1)Time Management Grid
把工作及日常生活需要完成的事務,按A)重要和緊急,B)重要和不緊急,C)不重要和緊急,及D)不重要和不緊急四大類別分類填上。重點是思考的過程,何謂緊急?何謂重要?當中涉及的問題,包括什麼事情對你的人生重要?那些對完成你的目標重要?那些事情可以透過建立系統得以自動化?那些不重要的事情可以放棄?
例子1:為退休規劃非常重要但不緊急,可以schedule時間去plan。因為當重要的事情變成緊急,就必須要好辛苦,但又不可不做地完成。
例子2:幫家人購物很緊急,其實不重要,下次可以設定每週購買清單,提前設計合適的路線和日子,用最少時間去完成。
例子3:為家人慶祝生日,希望提供一個夢幻的體驗很重要。可以schedule預備的時間,不用等到重要的事情變成緊急時才做。
例子4:日常水電煤家居保等繳費,緊急但不重要,不妨考慮自動轉帳完成,省卻時間。
例子5:公司有大project影響存亡,又緊急又重要,自然其他事情要讓路。
補充1:真正要work on的,是透過增加B )重要和不緊急的部份,從而減少A)緊急又重要的部份。這樣的人生,才可以更輕鬆,更順利達成目標
2)To Do List + Color Code Calendar Integration
相信是最容易,及每個人都懂得做的方法。不過,真的實行起來,可能每星期有超過100個需要完成的Task,容易造成混亂。那麼,應該如何歸類?一般來說,可以歸類為工作(工作中可以有sub-categories),家庭(家人相處的時間),個人(自己的私人時間),健康,學習,服務,理財等等。歸類後,更重要的是設定Priority。用不同的符號或顏色代表便已足夠,無需建立過多的清單。把To Do List要做的事情schedule入calendar,用不同顏色分類,那麼你便對自己的未來一目了然。你的時間放在什麼地方,10年後你的成就自然會在那個地方出現。
補充1:子彈筆記的分類方式,可以作為簡單的參考
補充2:每星期用30分鐘計劃下一星期,可能可以節省你超過10小時的時間
補充3:把恆常會做的Task,建立一個Checklist。正如就算有豐富經驗的飛機師,起飛前都有Checklist核對清晰。
例子:做gym,見客,叫姐姐煮飯,與同事開會,買樓賣樓,去旅行,預備驚喜,都可以用checklist管理
3)Set Priority
沒有目標,便難以設定Priority。因此,什麼事情優先?其實由你的人生目標決定。每個人可以有自己不同的夢想,訂立目標就把這些夢想變成理想,而訂下達成的時間就是實踐的第一步。
例子:如果你的人生目標最重要的是健康,那麼,均衡飲食,運動鍛鍊,達到輕鬆心情等都會是你的優先項目。再從細項拆解:要飲食更健康,需要更優質的食材及知識作出選擇;要有時間運動鍛鍊,可能需要更彈性的工作;要有輕鬆的心情,需要有良好的人際關係,及充裕的財政狀態。在細分便可以訂立各方面的目標,再安排時間執行。
補充1:既然成功的人都擁抱長期主義,所以思考priority要用一生人既時間去考慮問題。
補充2:可以參考成功人士的七個習慣中,以終為始的思考模式
以上是平常筆者會使用的方法,如果你有對你合適的時間管理方法,歡迎提出大家交流。